Todo proyecto exitoso reúne como mínimo estas 5 cosas:
1. Un Director de Proyecto
Esta persona no tiene que ser un gestor certificado de proyectos. Eso dependerá de la naturaleza del mismo. Pero cualquier proyecto sin una persona central, dedicada a manejarlo activamente, está condenado al fracaso.
2. Un Plan de acción claro
Esto parece obvio, pero es increíble la cantidad de personas que comienzan proyectos sin un plan de acción claro. Para los proyectos grandes, esto puede implicar documentación formal como definición-autorización del proyecto (1), definición y distribución del trabajo, o especificaciones del producto. Para proyectos más pequeños, también es necesario tener un plan. ¿Cuáles son las metas y objetivos y cómo van a ser alcanzados? ¿Cuál es la línea de tiempo (cronología) y el presupuesto? ¿Quién va a ejecutar estas tareas? Todo eso tiene que ser definido antes de empezar.
3. Un Alcance y propósitos del proyecto claros
¿Qué está y que no se contempla en el ámbito y propósito de este proyecto? Muchos equipos, dan eso por sobreentendido. "Bueno, ¡hablamos de que haríamos esto, no eso!" Pero a menos que esté claramente definido, inevitablemente los cambios no contemplados en el "alcance" sucederán, o por lo menos alguien presionará para que sucedan, con los consiguientes revuelos e inconveniencias. El Gerente Jefe solicita un cambio. Un inversionista sugiere una nueva característica y de repente el equipo está luchando para adaptarse a las nuevas exigencias. Al definir claramente los límites de lo que su proyecto logrará, puede manejar mejor la posible corrupción del alcance.
4. Un procedimiento para manejar cambios
Algunas personas odian los procedimientos. Pero, ¿odia usted más su proyecto? En otras palabras, si el éxito de su proyecto depende de la implementación de un proceso simple, ¿lo adoptaría? ¡Por supuesto! Pues bien, en los proyectos, el cambio es inevitable. La corrupción del alcance antes mencionado, por ejemplo, es un caso clásico de cambio que impacta el plan de un proyecto. A veces los cambios están fuera de nuestro control: el mercado de valores o el clima ocasionan retrasos inesperados y provocan un cambio en el plan inicial. La conclusión es la siguiente: Si no tiene preparado un procedimiento para manejar los posibles cambios, entonces este supondrá una amenaza para su proyecto. Así de sencillo. Defina quién va a tener participación en los cambios (a veces llamado una Junta de control de cambios). A continuación, defina cómo se va a controlar y dar prioridad a las solicitudes de cambios; es decir, por ejemplo, ¿se revisarán las propuestas de cambios a medida que sean recibidas o en una reunión semanal? O, ¿se le darán prioridad de acuerdo a su urgencia o su impacto? Asegúrese de tener esos dos simples procesos en sitio, y usted estará seguro de controlar su proyecto y no que este lo controle a usted.
5. Obtenga una herramienta de Gestión de Proyectos
Todos los puntos arriba mencionados son esenciales, y sin embargo, sin las herramientas adecuadas, estos serían casi imposible de lograr. El plan del proyecto debe estar colocado en una herramienta adecuada de planificación en línea, en lugar de una hoja de cálculo de Excel, en el escritorio de alguien o en la cabeza del jefe. Todo el mundo en el equipo debe poder actualizar sus tareas y tener acceso al plan del proyecto en todo momento. Todas las personas que sean parte del proyecto deben poder comunicarse adecuadamente acerca del proyecto al nivel de tarea, y poder adjuntar imágenes y archivos, de manera que los cambios y las actualizaciones sean visibles para todos. Estos necesitan ver si el proyecto está donde debe estar o si está retrasado, para que puedan ayudar al Director del Proyecto a identificar áreas de riesgo. Todo esto se puede lograr con las herramientas adecuadas; su ausencia disminuye la posibilidad de éxito y hasta puede descalabrar su proyecto.
(1) La definición-autorización del proyecto —conocida en inglés como Project Charter— es una declaración del alcance, los objetivos y quiénes participarán en el proyecto. Esta provee una delineación preliminar de los roles y responsabilidades, delinea los objetivos, identifica los grupos o personas que tienen intereses en los resultados y define la autoridad del Manager o Director del Proyecto. O sea, sirve como una referencia de autoridad para el futuro del proyecto.
Recopilación de varias fuentes y traducción por Isaías Ferreira Medina
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